Recomendaciones a la hora de llevar a cabo una negociación

A pesar de formar parte de la vida de todo individuo (estando más presente en la realidad de unos y menos en la de otros), generalmente negociar es unos de esos temas con respecto a los cuales se suele pensar que para tener éxito hay que tener una habilidad innata.

Y es que si bien para negociar se requieren cierto tipo de habilidades, estas no son algo que no se pueda aprender ni desarrollar con el tiempo. Lastimosamente por ser una de esas cosas que no se aprenden en la escuela ni en la universidad, desarrollarlas y perfeccionarlas requiere de la práctica y la experiencia. Sin embargo a falta de estos elementos y ante la necesidad que tenemos de desenvolvernos en situaciones en las que tenemos que negociar, ya sea porque nuestro trabajo nos lo exige o porque eventualmente tengamos que hacerlo por alguna u otra razón, en principio no queda más remedio que lanzarse al ruedo e intentar hacer nuestro mejor esfuerzo. No obstante en cualquier caso existen algunas pautas por las cuales nos podemos orientar con el ánimo de abordar una negociación de la mejor forma posible y asimismo obtener resultados satisfactorios incluso aunque aún no tengamos la suficiente experiencia.

Aspectos a tener en cuenta a la hora de negociar

Tan o más importante que la negociación, es la preparación que se haga de la misma. Si bien es cierto que de la forma como nos desenvolvamos en el cara a cara depende en buena parte el éxito o fracaso de la negociación, no hay que desestimar el rol que juega en ello la planeación y la investigación previa que hagamos por nuestra cuenta. Así, dependiendo el tipo de objetivos que se fijen en el marco de una negociación y las características de aquella parte con la que se desee negociar se debe asumir una estrategia que permita lograr un resultado satisfactorio. Sin importar lo poco o muy trascendente que pueda ser una negociación ni el poder que se tenga a la hora de llevar a cabo esta tarea, hacer este ejercicio demuestra profesionalismo y aumenta las probabilidades de éxito. De hecho, aún cuando pueda parecer algo básico, con más frecuencia de la que uno se alcanza a imaginar muchas personas obvian este paso, lo cual, además de ser altamente perjudicial para la negociación, envía un muy mal mensaje demostrando falta de interés en la otra parte (lo cual también es en cierta forma una falta de respeto hacia ella).

Por otra parte, si bien cuando se negocia, lo más normal es que se busquen unos beneficios, hay que dejar de lado la idea de que una buena negociación consiste en obtener unas ventajas a costa de perjudicar a la otra parte o de que esto es aprovecharse de una relación y de la posición que se tiene frente a otro para derivar de ello los mayores beneficios posibles (otorgando un mínimo de concesiones en relación a la otra parte).

En efecto, aunque en la realidad para muchas empresas y personas puede que esto sea parte de una negociación exitosa, en la práctica se debe hacer un análisis meticuloso de aquellas personas o empresas con las que se busca negociar para determinar si efectivamente son dignas de confianza y hacer que sobre todo durante el proceso haya la mayor transparencia posible.

A continuación desarrollamos algunos puntos clave que se deberían tener en cuenta a la hora de negociar.

Determina los objetivos e identifica la persona o empresa correcta para negociar

Bien sea que necesites conseguir un proveedor, hacerse con nuevos distribuidores o llevar a cabo cualquier otra tarea que te implique necesariamente negociar, cuando eres tú quien busca esto, lo primero es tener claros unos objetivos así como identificar el candidato o posibles candidatos que teóricamente podrían ser los más adecuados para sentarse a negociar. Con esto no sólo nos referimos a un tema de reputación sino también de analizar la posición que se podría tener en relación a la otra parte más allá de lo que a primera vista podría suponer establecer una relación con ella. Esto quiere decir que a mayor poder tenga la otra parte en relación con nosotros (sea porque por ejemplo en el caso del proveedor, éste tenga un buen número de clientes que demandan cada mes una cantidad significativa de un insumo en comparación a la que necesitaríamos en nuestro caso, o porque en el caso del distribuidor, éste goza de una fuerte presencia en un área determinada cuando la propia es escasa), no sólo tendremos menos relevancia para ellos (y por tanto será más difícil negociar), sino que menos serán las posibilidades de llegar a un acuerdo razonable sobre todo para nosotros en el caso que si quiera exista la posibilidad de negociar.

De igual forma, si fuese lo contrario (que tuviéramos mayor poder sobre el proveedor porque hay una oferta muy amplia en el mercado del insumo que produce, o porque el distribuidor tiene presencia en una área geográfica muy pequeña cuando por ejemplo tenemos un producto de consumo masivo), en ese caso, los papeles se invertirían en tanto tendríamos una posición dominante y se nos daría una importancia mayor a la que recibiríamos en el primer caso.

Teniendo en cuenta esto y según los objetivos que se tengan, se debe hacer una selección de los candidatos sabiendo que tener una posición débil frente a quien se desea negociar, aunque es una posibilidad, puede no ser lo más conveniente (razón por la que puede ser mucho más recomendable buscar candidatos donde las posiciones estén mas equilibradas o donde se tenga una posición dominante).

Establece posibles formas en que ambas partes se podrían beneficiar

Como parte del proceso de preparación evalúa las posibles formas como ambas partes se beneficiarían en un posible acuerdo. Considerando que una negociación abarca un proceso que en algunos casos puede ser más largo y en otro más corto, consigue tanta información como puedas sobre las empresas y las personas con las que vas a tratar, empezando por internet, y compleméntala con cada acercamiento que tengas con la otra parte, sea presencial o telefónico. Aprovecha para hacer preguntas que te ayuden a determinar y validar posibles formas en que se podría beneficiar de la relación contigo, en caso de que previamente hayas considerado algunas.

Escucha y ponte del otro lado

De qué tanta atención prestes a tu interlocutor y qué tanta importancia des a los intereses de la otra parte, depende en buena medida el éxito de la negociación. Por esa razón, en este sentido es muy importante saber escuchar y también a través de la empatía dejar de centrarse en los intereses propios con el ánimo de llegar a un acuerdo lo más razonable posible que genere beneficios para ambas partes.

Permanece atento a las señales que te envíe la otra parte

Como lo expresara Ralph Waldo Emerson con una célebre frase, a veces los actos y las cosas dicen más que las mismas palabras. Cuando hablamos de estar atentos a las señales nos referimos a que todo en esencia comunica y envía un mensaje. Desde la seriedad con que la otra parte asuma la negociación, la diligencia con que atienda a las llamadas o la puntualidad con que asista a las reuniones hasta la forma en que esté diseñada su página web o la pulcritud y organización que haya en sus instalaciones, cada detalle cuenta y sirve como un elemento de juicio que permite validar si la persona o empresa con la que estás negociando es la indicada.

De igual forma estar atento a los ademanes, actitudes y comportamientos de las personas involucradas en la negociación, puede darte algunos indicios, a la par de lo que expresen verbalmente, de qué tan interesados pueden estar en ella. Esta es la conocida habilidad de saber leer entre líneas.

Genera confianza

Lo mismo que hablamos en el anterior punto también aplica para ti, pues así como vas a estar atento a las señales de la otra parte, de la misma manera ésta va a estar validando constantemente que tú y tu empresa sean las adecuadas para negociar en tanto esté interesada en la negociación. Por esa razón, así como el primer paso que tú vas a dar será hacer una investigación en internet, de igual forma es muy posible que la otra parte haga lo mismo y vea por ejemplo comentarios que haga la gente de tu empresa en redes sociales o incluso llegue hasta ver su perfil de LinkedIn. Esto, de la mano con la seriedad y el profesionalismo con que abordes los distintos acercamientos que tengas con la otra parte en el marco de la negociación, determinarán en buena medida que ésta llegue a buen término, o por el contrario, no dé resultados.

Plantea los posibles escenarios

Si bien lo ideal en una negociación siempre será llegar a un acuerdo que en la medida de lo posible beneficie por igual a ambas partes, por diferentes circunstancias en la práctica esto no siempre es posible. Por esa razón además de enfocarse en ese acuerdo que podría ser el ideal, con la información que obtengas en la fase de preparación y en los acercamientos posteriores que tengas con la otra parte, trata de establecer otros escenarios menos favorables y más realistas. Por ejemplo, imagina en el peor de los casos hasta qué punto estarías dispuesto a llegar para mantener a flote la negociación (es decir; qué concesiones estarías dispuesto a dar), y asimismo trata de fijar un punto intermedio entre el peor y el mejor escenario.

Maneja una agenda pero que sea flexible

Hasta aquí hemos hecho mucho énfasis en la importancia de preparar las negociaciones. De hecho, algo muy importante y que envía un muy buen mensaje para aprovechar el limitado tiempo con que se cuenta al estar cara a cara con la otra parte, es agendar una serie de puntos que te permitan proponer un orden y asimismo contar con datos relevantes que hayas encontrado durante tu investigación y en los que puedas apoyarte al exponer tus argumentos. Sin embargo, si bien es importante preparar y tratar de llevar un orden al momento de reunirse a negociar con la otra parte, debes ser lo suficientemente flexible para no desenfocarte en caso de que la conversación tome otro camino distinto al que tenías presupuestado. No te olvides de apuntar la información que consideres importante.

Propón reunirse en un sitio ameno

Si bien del lugar en que se lleve a cabo una negociación no depende que ésta vaya a tener éxito, este sí puede influir en el estado de ánimo de las personas y reducir la tensión y el estrés natural que conllevan este tipo de situaciones. Por esa razón, elegir un sitio que ayude a relajar los ánimos y haga que las personas se sientan más a gusto (como por ejemplo lo podría ser un restaurante), sin duda creará un mejor ambiente en comparación con el que podría ofrecer una fría oficina.

Trata de controlar tus emociones

Aun cuando en una negociación pueda haber importantes cosas en juego y generarse cierta tensión, a menos que trates de controlar tus emociones y mantenerte lo más racional posible, podrás mantener el enfoque y la concentración necesarias para aumentar tus probabilidades de éxito. Teniendo en cuenta que no siempre será posible que las cosas se den en la forma que tú esperarías, siempre va a ser importante tener la cabeza fría para mantener el autocontrol y tener la suficiente claridad en los argumentos aún cuando la negociación pueda no ir en la dirección que tú quisieras.

En caso de llegar a un acuerdo, resume los puntos acordados al final

En caso de que llegues a un acuerdo, resume en un documento cada uno de los puntos con que las partes se comprometen y cierra la negociación con las firmas de ambos.

Detrás de toda buena negociación hay una buena planeación

Aunque usualmente se piensa que el éxito de una negociación depende en buena medida del cara a cara (lo cual es cierto en algún grado), lo que no se ve detrás; el proceso de planeación, es lo que permite a cualquier buen negociador plantear la estrategia para abordar una situación de este tipo y aumentar sus probabilidades de éxito. Por tanto, más que depender de una habilidad innata como se suele pensar, el éxito en las negociaciones depende sobre todo de la etapa previa al cara a cara. Lógicamente, a través de la práctica y la experiencia que se tengan en este tipo de situaciones se conseguirá perfeccionar el arte y obtener mejores resultados.